Een overzichtelijke projectadministratie is onmisbaar voor een goede bedrijfsvoering op vele fronten. Een goede projectadministratie geeft inzicht in de kosten die per project gemaakt worden, de uren die worden geschreven, waar nog financiële bestedingsruimte is en waar de risico’s zitten tot het overschrijden van het budget. Van financieel medewerker tot projectmanager. Iedereen heeft baat bij een goede projectadministratie in hun dagelijkse werkzaamheden.
Boekhoudhulp heeft veel ervaring in het voeren van de projectadministratie en helpt u graag een goede projectadministratie op te zetten en te onderhouden, zodat u als ondernemer altijd een duidelijk overzicht heeft en uw projectmanagement op orde is.
De voordelen van een goede projectadministratie
Een goede projectadministratie geeft u als ondernemer inzicht in onder andere de arbeidsuren en materialen dat wordt ingezet voor de uitvoering van een opdracht. Ook geeft het inzicht in het budget. Dit is vooral belangrijk voor bedrijven met veel verschillende klanten en opdrachten per klant. Aan de hand van de projectadministratie kunt u beoordelen of uw factuur wel in overeenstemming is met de gemaakte kosten. Dat is niet alleen belangrijk om de winst per project te berekenen, maar ook om uw toekomstige offertes te verbeteren, zodat de winst niet zal afnemen.
Het is daarom belangrijk een goede structuur aan te houden in uw projectadministratie. Zo krijgt elk project een eigen nummer en wordt deze in de desbetreffende categorie verdeeld. Dit is ook handig voor bedrijven met diverse projecten bij een dezelfde klant, als deze code als kenmerk in de facturatie meegenomen wordt. Per project wordt aangegeven, welke werknemers voor welke werkzaamheden betrokken of verantwoordelijk zijn in dit project.
N.a.v. van deze gegevens wordt in het project aangegeven wat het totaalbudget is van het gehele project. De budgetten voor de projecten zijn vaak van tevoren bepaald aan de hand van een eerder opgemaakte begroting en zijn ook terug te vinden in de offerte of de PO (projectovereenkomst met de klant). Het budget bestaat o.a. uit kosten die betrekking hebben op de manuren, de materiaalkosten en evt. extra kosten die aan de klant doorbelast mogen worden.
De projecten worden in fasen opgedeeld. In elke fase wordt aangegeven wat er uitgevoerd gaat worden en wat het einddoel is voor welke datum. De planning voor de medewerkers kan op basis van deze gegevens goed uitgewerkt worden en de medewerker wordt voor het juiste aantal uren in de desbetreffende periode op juiste project ingezet.
Controle is in het hele proces van de projectadministratie heel belangrijk om te zien hoe een project zich ontwikkelt. Niet alleen verkleint dat de kans dat u voor verrassingen komt te staan. Deze controle is er ook om, als er iets misgaat, de zaak weer op de rails te krijgen. Is er meer sturing nodig? extra mankracht? extra budget? Hierdoor is altijd de voortgang inzichtelijk en kan de desbetreffende medewerker hier goed op inspelen en worden eventuele problemen op tijd gesignaleerd, zodat hier sneller op ingespeeld kan worden, in plaats van de pijn te voelen aan het eind van een project als het vaak al te laat is.
Projectadministrateur
De projectadministrateur houdt zich bezig met het verwerken van mutaties op de projecten en voert ook diverse controles uit en houdt bij welke kosten er gemaakt zijn op de verschillende projecten zoals de urenregistratie en de inkoop.
De urenregistratie is de hoeveelheid arbeidsuren tegen de kostprijs op het project. Deze kunnen door de projectadministratie ingevoerd worden, maar ook door de medewerkers zelf. Tegenwoordig is projectadministratie software vaak online cloud-gebaseerd en beschikt bijna iedereen wel over een smartphone, tablet of laptop. Alle medewerkers hebben op deze manier altijd toegang tot projectinformatie en de projectplanning welke aan hun is toe verdeeld d.m.v. rechten. Hierdoor kan de medewerker zelf zijn/haar uren boeken op een project en dat de projectadministratie de betreffende mutaties controleert en goedkeurt. Inkoop van materialen en extra kosten zoals transportkosten, werkzaamheden uitgevoerd door andere bedrijven, huur machines etc. worden o.a. op basis van de inkoopfacturen op het project geboekt door de financiële administratie, waarna de projectadministratie deze goedkeurt.
Voor projecten met een commercieel doel geldt dat de kosten worden doorberekend aan de klant op basis van de gemaakte afspraken in de offerte. Bij overheidsorganisaties geldt vaak dat de kosten die zijn gemaakt, overeenkomen met de begroting en de ontvangen subsidie die hiervoor is vrijgegeven aan de organisatie.
Door de projectadministratie up-to-date te houden, weet u wat er al is gefactureerd, wat er nog doorberekent moet worden en of het project nog winstgevend is.
Een goede projectadministratie is dus onmisbaar in een overzichtelijke bedrijfsvoering en geeft inzicht in de betrokken medewerkers, de tijd die deze medewerkers besteden aan het project, de materialen die worden ingezet en de financiën van het project.
Graag kom ik met u in contact om te zien wat Boekhoudhulp voor u kan betekenen in de financiële ondersteuning van uw bedrijf.